Құжаттарды топтастыру, құжатқа қойылатын талаптар (колледж).

Халелова Асылзада Бадленқызы. Батыс Қазақстан инженерлік-технологиялық университетінің инженерлік-технологиялық колледжі

Тақырыбы:
Сабақтың мақсаты:
1. Білімдік. Құжаттарды ерекшелігі мен ұқсастықтарына бөлу бойынша құжаттарды топтастыру туралы түсіндіру, құжатқа қойылатын талаптарды меңгерту.
2. Дамытушылық. Құжат бланкілерін толтыру арқылы оқушылардың іскерлік дағдыларын қалыптастыру
3. Тәрбиелік. Мемлекеттік тілдің деңгейін көтеруге үлес қосуға, ұқыптылыққа, құжат үлгілерін толтырудағы сауаттылыққа тәрбиелеу
Сабақтың түрі:  жаңа білім беру сабағы
Сабақтың көрнекілігі: оқулықтар, кестелер, құжат үлгілері, слайдтар

Сабақ барысы:

1. Ұйымдастыру бөлімі: Дәрісхананың сабаққа әзірлігін тексеріп, оқушыларды түгелдеу
2. Үй тапсырмасы:

1. Стиль дегеніміз не?
2. Стильдің түрлері қандай?
3. Іс қағаздар стиліне қойылатын талаптар қандай?
4. Іс қағаздар стильдерінің жалпы ортақ сипаты қандай?
5. Қандай іс қағаздарының үлгілерін білесіңдер?

3. Жаңа тақырыпты түсіндіру:

Кәсіпорынды басқару – мәліметтерді қабылдап алу және өңдеу, шешім қабылдап, оны орындау сияқты белгілі бір дәрежедегі ақпараттық процесс болып табылады. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық түрдегі жедел және ақиқат мәліметтер керек болады. Құжат ақпараттың осы талабына жауап беруі тиіс. Басқару құралы ретінде құжаттар жоспарлауда, қаржыландыруда, несие беруде, бухгалтерлік есептеу мен есеп беруде, оперативті басқаруда, ұйымның қызметін кадрлар жағынан қамтамасыз етуде т.б. қолданылады. Құжаттарда мемлекеттік құрылым белгіленеді де, олар мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар, азаматтар арасындағы, заңды және жеке тұлғалар арасындағы қатынастар үшін қызмет етеді.

Құжат толтырудың біртұтас ережесін ҚР мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің архивтер мен құжаттарды басқару комитеті белгілейді. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы 30 маусымда ҚР Министрлер Кабинеті бекіткен «Қазақстан Республикасында барлық ұйымдық-құқықтық нысандардағы кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды басқару және құжат жүргізудің негізгі ережелері» деп аталатын №562 қаулысы болып табылады. Ережелерде құжаттарды топтастырудың және құжат айналымын басқарудың нормалары айқындалған.

Ресми ісқағаздары термині мекемелердің басқару қызметін құжаттау, құжаттарды ұйымдастыру дегенді білдіреді.

Ісқағаздарының түрлері өте көп, олардың негізгі түрлерін мақсаты мен мазмұнына, жасалған орнына, жасалу сатысына, қызметіне, формасына т.б. ерекшеліктеріне қарап топтастыруға болады. Ұйымдар мен мекемелердің іс жүргізу барысында негізгі орын алатын құжаттарды жалпы мақсатына қарай ұйымдық-өкілеттік құжаттар (жеке адамға қатысты және қызметтік ісқағаздары), жасалу орнына қарай мекеменің ішкі ісқағаздары және сырттан келіп түсетін ісқағаздары болып бөлінеді. Шығу, жасалу сатысына қарай түпнұсқалық және көшірмелік болып бөлінеді.

Ұйымдық құжаттарға мекеменің ұйымдастырылуына, құрылуына қатысты құжаттар құрамы: Штат кестесі, ішкі жүйе тәртібі, құрылымдық бөлімшелер жағдайы, міндеттер, ереже т.б. құжаттар жатады.

Ісқағаздары мазмұны мен қызметіне қарай жеке адамға қатысты және қызметтік деп бөлінеді. Қызметтік ісқағаздары мекеме немесе сол мекеменің жауапты адамының атынан, ал жеке ісқағаздары жеке азаматтар атынан жазылады. Жеке адамға қатысты ісқағаздарына мыналар жатады: өмірбаян, арыз, сенімхат, қолхат, жеке куәлік, білімі туралы куәлік т.б. Жеке куәлік, білімі туралы куәлік сияқты құжаттарды мекемелер азаматтардың өз қолына береді. Қызметтік ісқағаздарына мекемелер мен ұйымдардың іс жүргізу барысында дайындайтын барлық құжаттарын жатқызуға болады. Мысалы, қызметтік хаттардың барлығы, бұйрық, хаттама т.б.

Ісқағаздары формасына (түріне) қарай типтік, трафареттік және еркін мәтінді болып бөлінеді. Типтік ісқағаздары деп қалыптасқан мәтін-үлгі бойынша жазылатын ісқағаздарын айтамыз. Мысалы, арыз, өтініш т.б. Трафареттік ісқағаздары деп мәтіннің белгілі бір бөлігі алдын ала типографиялық әдіспен басылып дайындалған құжаттарды айтамыз. Мәтіннің алдын ала дайындалған бөлігінде өзгермейтін ақпарат жазылады. Мысалы, анықтама.

Еркін мәтінді ісқағаздарына қалыптасқан үлгі бойынша емес, оны жазушы адамның еркінше жазылатын құжаттар жатады. Мысалы, пікір. Еркін мәтінді ісқағаздарын безендіруде де жалпы ісқағаздарына қойылатын талаптар сақталады.

Мекеменің ішкі ісқағаздарына мекеменің қызмет ету барысында мекеме ішінде дайындалған ісқағаздары жатады. Мекемеге басқа ұйымдар мен мекемелерден келіп түсетін құжаттар сырттан келіп түсетін ісқағаздарына жатады.

Шығу, жасалу деңгейіне қарай ісқағаздары түпнұсқалық және көшірмелік болып бөлінеді. Түпнұсқалық ісқағаздарына кез келген құжаттың бірінші рет жасалған нұсқасы (оригинал) жатады. Ал көшірмелік ісқағаздарына түпнұсқаның мәтіні сол күйінде, өзгеріссіз сақталып алынған толық нұсқасы немесе белгілі бір бөлігі жатады. Көшірмелік ісқағаздарына кез келген құжаттың көшірмесін (диплом көшірмесі, бұйрықтың көшірмесі), үзіндісін (хаттамадан үзінді, бұйрықтан үзінді т.б.), дубликатын жатқызуға болады.

Үзінді – құжаттың қажетті бөлігінің мәтіні өзгертілмей жазылған, қолға берілетін нұсқасы.
Дубликат – құжат жоғалған кезде берілетін құжаттың түпнұсқасымен күші бірдей көшірмесі.
Кез келген мекеме тек өзінде жасалған құжаттың ғана көшірмесін беруге құқы бар.
Құжат бланкісі деп тұрақты деректемелер басылған және ауыспалы деректемелерге орын қалдырылған стандартты парақты айтады.

Құжаттар бланкісіне негізінен екі формат белгіленеді:
А4 (210*297 мм) – негізгі формат
А5 (210*148 мм) форматы – қысқа құжаттарды, мысалы, анықтамаларды, іссапар куәліктерін ресімдеуге пайдаланылады.

Мынадай форматтағы құжатты ресімдеуге де жол беріледі:
А3 (420*297 мм) және А 6.

Стандарт бланкілердің мынадай түрлерін белгілейді:
– хатқа арналған бланк;
– жалпы бланкілер, қалған барлық құжатқа арналған бланкілер;
– нақты құжат түріне арналған бланк.

Хатқа арналған бланкіде барлық тұрақты деректемелер орналастырылады, ал жалпы бланкілерде ұйымның анықтамалық деректемелері орналастырылмайды.
Бланкіде тұрақты деректемелер ұзына бойы және бұрышынан орналастырылуы мүмкін.

Классификация документов
Слово «документ» в переводе с латинского языка означает «поучительный пример», «способ доказательства».
Классификация документов это деление их по признакам сходства и различия.
По содержанию документы делятся на организационно распорядительные, финансово расчетные, снабженческо сбытовые, по личному составу.
По наименованию различают большое количество жанров: положения, приказы, протоколы, правила, уставы, заявления, письма.
По видам бывают документы типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные.
По месту составления различают документы внутренние и внешние.
По срокам исполнения выделяются документы срочные несрочные.
По происхождение документы бывают служебные и официально-личные.
По юридической силе различают подлинные и подложные документы.
По стадиям создания документы подразделяются на оригиналы и копии. Среди копий выделяют отпуск – полная копия исходящего документа, выписку – копия части документа, дубликат- второй экземпляр, выдаваемый взамен утраченного.

Құжаттарды топтастыру

1-тапсырма.
Іс-қағаздарының сөздігімен танысыңыз.
Администрация – әкімшілік
Биография – өмірбаян

Виза – 1.рұқсатнама, 2. бұрыштама
Выписка – көшірме
Делопроизводитель – іс жүргізуші
Дубликат – телнұсқа
Дублет – дублет, жарыспа дана
Дубликат – дубликат, екінші нұсқа

Заключение – 1.тұжырым; 2. қорытынды; 3. дәйектеме
Замечание – ескертпе
Записка – жазба
Заявка – өтінім
Заявление – өтініш
Жалоба – арыз, шағым
Инструкция – нұсқау
Информация – хабарлама,
Исходящий документ – шығыс құжаты
Квалификация – біліктілік
Контракт – келісімшарт
Корешок – түбіртек
Личные документы – жеке құжаттары
Опись – тізімдеме
Оригинал – тұпнұсқа
Пункт – тармақ
Подпункт – тармақша

2-тапсырма.  Құжаттардың бөлінуіне қарай топтап жазыңыз.

1.Ұйымдық-өкілеттік құжаттар: ……………………………………………………………..
2.Анықтама-ақпараттық құжаттар: …………………………………………………………
3.Еңбек қатынасын реттейтін құжаттар: …………………………………………………

3-тапсырма. Атауларды аударыңыз, сөйлем құраңыз

Министерство юстиции Әділет Министрлігі
Министерство юстиции Республики Казахстан
Управления Министерства юстиции Республики Казахстан.
Отделы Управлений Министерства юстиции РК.
Финансовая полиция
Агенство Финансовой полиции
Председатель Агенства Финансовой полиции РК
Администрация Президента
Администрация Президента Республики Казахстан.
Секретариат Совета Безопасности
Руководитель Аппарата

 

4-тапсырма.  Төмендегі етістіктерді пайдаланып, жедел өткен шақ формасында бірнеше сөйлем құраңыздар.
Анықтау, анықтама беру, атқару, бас қосу, даярлау, ескеру, жауап қайтару, жетік білу, жоспарлау, жүргізу, қабылдау, құрастыру, пайда болу, талдау, хабардар болу.

5-тапсырма
Төмендегі етістіктерді пайдаланып, сөйлем құраңыз.
Жауап қайтару, жауапкершілік арту, жетік білу, даярлау, құрастыру, жоспарлау, талдау, сақтау, жүргізу, қалыптасу.

4. Қорытынды:
1. Құжаттарды топтастыру дегеніміз не?
2. Құжаттар мазмұнына қарай қалай бөлінеді?
3. Түріне қарай қалай бөлінеді?
4. Орындалу мерзіміне қарай қалай бөлінеді?
5. Заңдылық күшіне қарай қалай бөлінеді?
6. Жасалу сатысына қарай қалай бөлінеді?
7. Шығу тегіне қарай қалай бөлінеді?

5. Үйге тапсырма беру:  Берілген сөйлем бойынша эссе жаз.
Адамның адамшылығы істі бастағанынан білінеді.

Check Also

Электрондық күнделікті пайдалану туралы

Электрондық күнделікті пайдалану туралы тамаша бейнесабақ.  Өскембаева Кенже ханымның тамаша бейнесабақтары.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Лимит времени истёк. Пожалуйста, перезагрузите CAPTCHA.